Ответы на любые вопросы

Сколько зарабатывает документовед?

Зарплата документоведа определяется исходя из конкретной должности, доходов компании, региональной специфики. Традиционно самый высокий уровень зарплат в Москве и Санкт-Петербурге, здесь документовед получает в среднем от 30 до 50-60 тысяч рублей и выше. На зарплату от 70-80 тыс. рублей могут рассчитывать специалисты с опытом не менее 2-3 лет. В других регионах уровень доходов ниже, но во многом зависит от конкретной организации.

* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий

Спасибо! Ваша заявка отправлена

Наш специалист свяжется с Вами

Рекомендуемые программы обучения

Все программы направления

Документационное обеспечение управления. Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя организации с присвоением квалификации «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления» (620ч)
21700 руб.  14108 руб.

Руководитель кадровой службы с присвоением квалификации «Менеджер по кадровому администрированию и документообороту» (620ч)
35200 руб.  28245 руб.

Поделитесь этой новостью в социальной сети!

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

• Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

• Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

• Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

• Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель

Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека

Держать себя в руках нужно постоянно.
Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Круг обязанностей

Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.

Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:

1. Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
2. Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
3. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
4. Владеть навыками общения с клиентами.

Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств

Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:

• аналитическим умом;
• способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
• хорошей памятью;
• умением работать в режиме мультизадачности;
• порядочностью;
• доброжелательностью;
• стрессоустойчивостью;
• коммуникабельностью;
• восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
Способность заниматься несколькими делами одновременно.
Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
Порядочность.
Общительность и доброжелательность.
Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
Коммуникабельность.
Спокойное отношение к критике в свой адрес.
Умение вести деловые переговоры.
Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

• заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
• проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
• нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Права, ответственность и заключительный раздел

Все переданные работодателем обязанности делопроизводителя в государственном учреждении и в любом другом предполагают наделение сотрудника правами и ответственностью в соответствии с трудовым и общим законодательством РФ. Заключительный раздел регламентирует порядок ознакомления с должностной инструкцией и дает ссылку на использованный профстандарт, другие НПА.

4. Права Делопроизводитель имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.7. … (другие права) 5. Ответственность 5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; за причинение ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. … (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом) 6.3. … (другие заключительные положения).

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

• коммуникабельность;
• ответственность;
• грамотность;
• терпеливость;
• усидчивость;
• внимательность;
• самоорганизация.

Основные обязанности специалиста

В число основных обязанностей входит:

1.  грамотное ведение всего документооборота предприятия;
2.  ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
3.  регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
4.  проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
5.  заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
6.  ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
7.  ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.. Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Плюсы и минусы профессии

Для того, чтобы сделать выбор в пользу профессии, необходимо тщательно изучить, с какими плюсами и минусами придётся уживаться в ежедневном выполнении должностных обязанностей.

Плюсы

• Высокий уровень востребованности, на сайтах по поиску работы всегда можно найти открытые вакансии делопроизводителя;
• Работа по графику, редко можно столкнуться с работой во внеурочное время;
• Существует шанс расти по карьерной лестнице.

Минусы

• Существуют медицинские противопоказания;
• На первых этапах невысокий уровень оплаты труда;
• Высокий уровень загруженности в компаниях с крупным документооборотом.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы

Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника

Стандартный перечень прав секретаря включает:

• знакомиться с нормативными актами организации;
• требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
• иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества. Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов

Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации. Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Профессия делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

• высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
• владение ПК и офисной техникой;
• умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
• умение вести коммуникации с клиентами;
• опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

• на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

К основным правилам этикета относятся:

• пунктуальность
• организованность
• презентабельный внешний вид
• вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
• обращение на «вы»
• соблюдение коммерческой тайны
• умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
• навык ведения деловых переговоров
• умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

1. основы права в части делопроизводства;

2. нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

3. порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

4. архивное дело;

5. основы программирования и обеспечения работы баз данных;

6. трудовое законодательство.

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Составление регламента включает несколько этапов.

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

Вам также будет интересно:

— Должностная инструкция специалиста по охране труда в 2021 году
— Инструкция по охране труда для сотрудника на дистанционной работе

Какие у работника обязанности

Обязанности по ЕКСД приведены простым перечислением. При описании следует выбрать те, которые поручаются работнику на данном предприятии.

Обязанности по профстандарту — трудовые действия, детализирующие каждую трудовую функцию описываемой должностной позиции (обобщенную трудовую функцию).

Специалист, если описать обязанности делопроизводителя кратко, выполняет три трудовые в рамках обобщенной — «3.2. Документационное обеспечение деятельности организации», а именно:

3.2.1. работа с документами;

3.2.2. текущее хранение документов;

3.2.3. обработка дел для последующего хранения.

Каждая описывается в табличном виде (внизу таблицы перечисляются знания и умения, необходимые для выполнения каждой).

Структура раздела «Обязанности» должностной инструкции на основе профессионального стандарта имеет особенности.

Заполненный раздел ДИ на основе профстандарта 07.002, содержащий функции делопроизводителя в организации, имеет следующий вид.

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

• Томский национальный исследовательский госуниверситет.
• Южный федеральный университет.
• Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
• Московский технологический университет.
• Дальневосточный федеральный университет.
• Московский институт культуры.
• Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
• Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

• Колледж Министерства иностранных дел РФ.
• Колледж Московского финансово-юридического университета.
• Технологический колледж № 21.
• Колледж сферы услуг № 3.
• Колледж Алтайского госуниверситета.
• Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
• Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

• распорядительные;
• информационные и справочные;
• организационные;
• кадровые (по личному составу);
• финансовые;
• технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Стандарты для управления документами

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.