Ведущий документовед квалификационные требования

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.. Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Перспективы работы документоведом

Designed by drobotdean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Где учиться на документоведа

Освоить эту профессию можно двумя способами:

1. Поступить в вуз и получить высшее образование на базе 11 класса.

• 46.03.02 «Документоведение и архивоведение»
• 44.03.04 «Управление документами в условиях цифровой экономики»
• 51.03.06 «Библиотечно-информационная деятельность

Специальности: Для поступления в вуз на бюджет необходимо сдать ЕГЭ по профильным предметам на проходной балл. В вузах он варьируется от 120 до 200 баллов. Платное обучение стоит 25 700₽ — 229 600₽ в год.

2. Получить специальность документоведа в ссузе.

АНПОО «НСПК» приглашает выпускников 9 и 11 классов получить образование по направлению

На выбор абитуриентов представлено 17 программ.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Я имею право на отдых

Вы увлечены работой? Вы работаете быстро и со вкусом? Вы ответственны? Прекрасные качества! Ваш начальник или заказчик непременно оценит это и… нагрузит вас по максимуму.

В какой-то момент вы почувствуете, что в баке закончился бензин, и начнете снижать скорость. Либо вообще остановитесь. И, поверьте, никто вас толкать не будет. Вокруг достаточно желающих впрячься в вашу телегу. А вот вам потребуется отдых. И, возможно, выход из затяжной депрессии, которая обычно сопровождает хроническое переутомление.

Что делать?

Учиться тормозить вовремя. А лучше – планировать свой день, оставляя в нем, пусть небольшие, но приятные «карманы» для отдыха. Кофе или чай, музыка в наушниках, несколько минут с закрытыми глазами, а если это возможно – небольшая прогулка в обеденный перерыв… Усталость снимет, и мир вокруг станет намного добрее. Работа в таком настроении значительно продуктивнее.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

• Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
• Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
• Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Требования безопасности во время работы

Строго выполнять последовательность работы с документами, установленную должностными обязанностями.

Соблюдать порядок и не загромождать рабочее место посторон­ними предметами и ненужными документами.

При недостаточной освещенности рабочего места для дополни­тельного его освещения пользоваться настольной лампой.

При работе с использованием ПК соблюдать меры безопасности от поражения электрическим током:

• не подключать к электросети и не отключать от нее ПК мокрыми и влажными руками;
• не оставлять включенный в электросеть ПК без присмотра.

При работе с использованием ПК, копировально-множительной техники делопроизводитель должен руководствоваться «Инструкцией по охране труда при работе с персональным компьютером (ПК)», «Инструкцией по охране труда при работе на копировально-множительных аппаратах».

 Для поддержания здорового микроклимата следует через каждые 2 часа работы проветривать помещение.

При длительной работе с документами и на компьютере с целью снижения утомления зрительного анализатора, устранения влияния гипо­динамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления через каждый час работы делать перерыв на 10-15 мин, во вре­мя которого следует выполнять комплекс упражнений для глаз, физкуль­турные паузы и физкультурные минутки.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Обязанности и должностная инструкция документоведа

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется .

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;

Общие положения

Должностная инструкция документоведа разрабатывается индивидуально в каждой организации на основе типового образца.

1. Данный сотрудник относится к категории специалистов.
2. Принимается на такую должность лицо, имеющее профессиональное высшее образование. В случае отсутствия конкурса, особых требований к стажу работы не предъявляется.
3. Принимает работника и освобождает его от занимаемой должности руководитель (директор) организации.
4. В деятельности документовед руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом, распоряжениями и приказами директора (генерального директора) организации, должностной инструкцией.
5. Подчиняется документовед непосредственно директору (руководителю) организации. В случае отсутствии руководящего лица, данный специалист выполняет распоряжения заместителя, либо иного лица, наделенного полномочиями руководителя организации.

Где можно получить профессию документоведа?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы профессиональной переподготовки документоведов. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности Документовед, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда

Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

• Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
• Иркутский государственный университет;
• Московский финансово-юридический университет;
• Донской государственный технический университет;
• Воронежский институт экономики и социального управления.

Московский финансово-юридический университет МФЮА

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очно-заочная	69 000,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	27 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	202 000,00 ₽

Нижневартовск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	47 600,00 ₽
Бакалавриат	Очная	161 700,00 ₽

Российский государственный гуманитарный университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	160 400,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	71 000,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	44 800,00 ₽

Московский государственный лингвистический университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	156 100,00 ₽

Российский государственный социальный университет

Москва

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	140 000,00 ₽

Хабаровский государственный институт искусств и культуры

Хабаровск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	131 250,00 ₽
Бакалавриат	Заочная	52 000,00 ₽

Сибирский государственный аэрокосмический университет им. академика М.Ф. Решетнева

Красноярск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	32 000,00 ₽
Бакалавриат	Очная	126 670,00 ₽
Бакалавриат	Очно-заочная	33 000,00 ₽

Сибирский федеральный университет

Красноярск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Очная	126 666,00 ₽

Филиал Иркутского государственного университета в г. Братске

Братск

Документоведение и архивоведение

Тип	Форма	Стоимость
Бакалавриат	Заочная	55 500,00 ₽
Бакалавриат	Очная	123 600,00 ₽

Московский государственный технический университет радиотехники, электроники и автоматики

Москва

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р.

В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город	Средняя зарплата
Москва	30 т.р.
Екатеринбург	20 т.р.
Уфа	25 т.р.
Волгоград	20 т.р.
Новосибирск	22 т.р.
Казань	24 т.р.
Ульяновск	25 т.р.
Санкт-Петербург	20 т.р.
Краснодар	18 т.р.

Документовед: ответственность и права

Должностная инструкция наделяет документоведа определенными правами. Он имеет право не только рассматривать новые формы и методы обработки документации, но и требовать от администрации всяческого содействия в этом.

В частности, документовед может настаивать на оптимизации технических условий хранения документов. Кроме того, за ним остается право поощрения подчиненных ему сотрудников или привлечения их к административной ответственности в случае нарушения ими трудовой дисциплины.

Должностная инструкция предоставляет документоведу право самостоятельно разрабатывать меры по совершенствованию функционирования отдела документационного управления. По сути, он выполняет надзорную функцию на предприятии в области делопроизводства. В случае обнаружения каких-либо недочетов он имеет право потребовать письменных или иных объяснений от сотрудников отдела документационного управления.

Должностная инструкция документоведа предусматривает также ответственность за:

• халатное отношение к своим обязанностям;
• за причинение материального ущерба компании;
• за утрату или физическую порчу обрабатываемых документов (умышленную или не умышленную).

Должностная инструкция документоведа отдела кадров подчеркивает, что сотрудник, состоящий в этой должности, находится в подчинении у начальника кадровой службы. Его первейшая обязанность в этом случае — обеспечить полную сохранность личных документов всех членов коллектива.

Но, как правило, должность документоведа отдела кадров есть только в особо крупных предприятиях. В обычной практике с этой функцией справляются начальник отдела кадров или его заместители.

Перспективы работы документоведом

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие

. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Кто такой документовед

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Где можно получить профессию документоведа?

Получить профессию документоведа
можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда

Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России
, как:

• Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
• Иркутский государственный университет;
• Московский финансово-юридический университет;
• Донской государственный технический университет;
• Воронежский институт экономики и социального управления.

Основное направление трудоустройства выпускников – работа в государственных, муниципальных, ведомственных, корпоративных и частных архивах в качестве технических сотрудников, специалистов и делопроизводителей. Так же возможно трудоустройство в качестве референтов, помощников руководителей, секретарей судебной и нотариальной практики. Данные специалисты востребованы в статистических агентствах, в административных отделах на предприятиях, на муниципальной службе. Большое поле деятельности представляют организации, где принят электронный документооборот, где требуется обработка и хранение больших массивов данных, включая их кодировку и закрытие от общего доступа.

Перспективы

Трудоустройство выпускников бакалавров по данному направлению не вызывает затруднений везде, где есть органы власти или крупные предприятия. Первоначально, как правило, они занимают должности технических сотрудников, архивариусов, статистов, делопроизводителей. Если обучение имело информационную специализацию, то поле деятельности еще шире. Такие выпускники могут рассчитывать на должности секретарей, специалистов информационной безопасности, сотрудников IT отделов. Уровень материального вознаграждения зависит от сферы деятельности и компании – работодателя. Для муниципальных и государственных служащих доход составит от 30 до 40 тыс. рублей. Для сотрудников коммерческих организаций, а так же информационных центров, где требуется знание иностранного языка, электронного делопроизводства и обработка закрытых данных денежный доход значительно выше.

Функциональные обязанности документоведа

Это обязательный элемент всех должностных инструкций. Обязанности документоведа в организации, конечно, зависят от вектора ее деятельности, количества сотрудников-документоведов и прочих факторов.

Стандартный же набор следующий:

• Разработка и внедрение технологических процессов работы с документацией (документными данными) на основе применения вычислительной и оргтехники. Сюда входит учет, контроль, исполнение, выдача справок, оперативное хранение.
• Участие в планировании, организации, совершенствовании деятельности документоведческого отдела организации-работодателя. Контроль за общим состоянием делопроизводства.
• Подготовка предложений по обеспечению комплекса мер эргономических условий труда, рационализации рабочих мест трудящихся над документационным сопровождением деятельности организации.
• Разработка унифицированных систем документации, табелей деловых бумаг различного назначения, уровня управления, классификаторов документных данных.
• Организация и внедрение системы по ведению документов.
• Меры по упорядочиванию состава документации, различных информационных показателей, сокращению их числа, организации поисков деловых бумаг.
• Участие в отборе документации, передаваемой на госхранение, в экспертизе ценности деловых бумаг.
• Принятие участия в постановке задач, планировании, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных автосистем, систем управления информацией.
• Принятие участия в разработке инновационных информационных технологий, что базируются на использовании микропроцессорной и вычислительной техники, проектирование и дальнейшая актуализация баз данных.
• Изучение и обобщение передового российского и зарубежного опыта в области документационного обеспечения деятельности.
• Разработка нормативно-методологической документации по сфере своего ведения.
• Принятие участия в деятельности по отбору, расстановке, обучению и повышению квалификации кадров из документационного отдела.

Конечно, обязанности документоведа в детском саду могут быть несколько иными. Направление деятельности организации непосредственно влияет на наполнение этого раздела должностной инструкции.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.