Архивариус (340ч)

Целевая аудитория

• специалисты в сфере документационного обеспечения управления, делопроизводства;
• сотрудники государственных и муниципальных архивов;
• сотрудники отделов кадров.

Цели программы:

Обучить Слушателей основным навыкам и методам работы по формированию архива документов, организации текущего и постоянного хранения документов.

Планируемые результаты

В результате прохождения программы Слушатели смогут:

• систематизировать документы по видам;
• создавать архив организации;
• составлять примерную (плановую) и итоговую номенклатуру дел;
• проводить экспертизу ценности документов;
• составлять акты на уничтожение;
• создавать электронные архивы документов;
• вести работу по созданию справочного аппарата по документам;
• осуществлять работу с архивными документами, в том числе выдачу справок по запросам;
• подготавливать документы для передачи на постоянное хранение в государственные архивы;
• использовать современные технические средства для работы с документами;
• избежать типовых ошибок, допускаемых при ведении архива документов.

Применение результатов Слушателями

Обучение по данной программе имеет практическую направленность и позволит Слушателям расширить пространство своих профессиональных умений и навыков по ведению архива документов любой организации, государственного или муниципального органа и учреждения.

При прохождении конкурсов на замещение вакантных должностей в архивах учреждений и организаций наличие данного свидетельства обеспечит Вам преимущества перед другими кандидатами, не имеющими специальной подготовки.

Мы готовы научить Вас, как грамотно и быстро построить работу по ведению архива документов в любой организации.

Мы ждем Вас на курсах и готовы ответить на любые вопросы!

Требования к Слушателям:

Обратите внимание! Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора. Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.Обучающимся от юридического лица необходимо отправить бумажные документы почтой до окончания обучения.. На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане

На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане.

Для поступления гражданам Российской Федерации необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность и гражданство (паспорт).
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
3. Заявление.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

1. Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
2. Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
3. Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

• нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
• нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
• основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
• содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
• видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
• условий их хранения;
• правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс трудовой договор с архивариусом.

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

• ведение, организация архива государственных учреждений;
• обеспечение сохранности документов;
• подготовка документации для хранения в архиве;
• создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
• составление справочно-поисковых систем;
• распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
• навыки реставрирования/консервации документов;
• умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Где востребованы архивариусы?

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;

музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;

учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;

медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;

частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Где получить профессию?

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Для начала карьеры достаточно среднего специального образования на базе колледжа, но более престижным считается диплом профильного ВУЗа. Его наличие дает больше шансов для развития карьеры, которая представлена получением административного поста.

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

• пожар;
• землетрясение;
• химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Пример должностной инструкции

Пример инструкции (стр. 2)

Пример инструкции (стр. 3)

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Личностные требования к должности архивариуса

Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.

Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.

Главная задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.

Знания и навыки

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

знать единую систему делопроизводства;

ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;

владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;

уметь составлять отчеты, оформлять акты;

владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;

уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Еще архивариус дополнительно систематизирует подотчетную документацию, поэтому он должен обладать разными приемами организации работы отдела. Сотрудник с опытом работы более пяти лет может получить должность старшего архивиста. Такой работник дополнительно должен знать правила составления описаний документов временного и постоянного хранения, различных сопроводительных актов.

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Востребованность

Профессия архивариуса востребована в разных сферах. К примеру, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы.

Музейный архивариус систематизирует экспонаты по периодам истории, разделам и видам. Архивист колледжа, техникума, училища или вуза хранит и учитывает записи студентов, копии дипломов, а также записи, сделанные в трудовой книжке каждого сотрудника.

Не обойтись без архивариуса и в сфере медицины. Деятельность поликлинических учреждений и больниц требует корректного хранения и систематизации медицинских карточек, а также историй болезни пациентов. В научных институтах архивист несет ответственность за сохранность записей докторов, занимавшихся изучением заболеваний.

Кроме того, архивариус может сотрудничать с частным лицом. Если состоятельная семья желает получить помощь в составлении своей генеалогии или упорядочить внушительную коллекцию документов, она прибегает к услугам архивиста.

Обязанности

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

• сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
• выдача справок;
• оформление входящей или исходящей документации;
• ведение учетных баз данных;
• составление описаний к архивным материалам;
• участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
• умение работать с компьютером;
• знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

Данные актуальны на Май 2021 и взяты из сервиса «Яндекс Работа»

Применение результатов обучения

Действующая система архивов обеспечивает сохранность наиболее важных документов, содержащих актуальную в течение длительного времени информацию. Она объединяет государственные, ведомственные архивы, архивы организаций. Существует четкий порядок ведения документации, ее хранения и передачи дел в архив. Задача архивариусов и состоит в том, чтобы обеспечить выполнение всех требований, касающихся работы с документами и их сохранности. В результате обучения выпускники смогут работать архивариусами:

• в архивах, канцеляриях, отделах документооборота предприятий и организаций;
• в ведомственных архивах;
• в государственных архивах.

Планируемые результаты

В результате прохождения программы Слушатели смогут:

• систематизировать документы по видам;
• создавать архив организации;
• составлять примерную (плановую) и итоговую номенклатуру дел;
• проводить экспертизу ценности документов;
• составлять акты на уничтожение;
• создавать электронные архивы документов;
• вести работу по созданию справочного аппарата по документам;
• осуществлять работу с архивными документами, в том числе выдачу справок по запросам;
• подготавливать документы для передачи на постоянное хранение в государственные архивы;
• использовать современные технические средства для работы с документами;
• избежать типовых ошибок, допускаемых при ведении архива документов.

Программа курса

1. Локальные акты и нормативно-методические документы
   • Виды архивов: общие, специализированные, архивы структурных подразделений, архив организации, ведомственный архив, негосударственные архивы, государственный архив
   • Федеральный закон об архиве
   • Государственный стандарт Российской Федерации
   • Требование к оформлению документов
   • Основные правила Росархива
   • Приказ 526 о хранении, формировании дел
   • Архивное законодательство
   • Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения
   • Положение об архиве организации
   • Положение об архиве структурного подразделения
   • Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
2. Практическая работа с «Перечнем» и «Номенклатурами дел»
   • Примерная номенклатура дел структурного подразделения
   • Сводная номенклатура дел
   • Итоговая номенклатура дел
   • Методические рекомендации при работе с номенклатурами
   • Утверждение номенклатур дел
   • Хранение номенклатур дел
3. Обеспечение сохранности документов
   • Обеспечение сохранности документов на бумажной основе
   • Охранный режим хранения документов, световой, противопожарный
   • Температурно-влажный режим
   • Санитарно-гигиенический режим
   • Общие правила размещения документов в архивохранилище: порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
   • Обеспечение учета документов
   • Правильная выдача документов на время
   • Правила передачи документов в архив со сроком хранения свыше 10 лет
   • Правила приема документов от структурных подразделений в архив
   • Использование документов в текущем году
4. Документы, используемые архивами
   • Бланки документов
   • Приказы об утверждении индексов документов
   • Приказы о введении номенклатур дел в структурных подразделениях
   • Приказы о приеме-передаче дел в архив организации
   • Оказание методической помощи структурным подразделениям
   • Приказы о передаче дел со сроком хранения «Постоянно» в Государственный архив
   • Приказы об утверждении номенклатур дел
   • Приказ о назначении ответственных за хранение, передачу дел…
   • Уведомления…
   • Протокол заседания экспертной комиссии
   • Акты приема-передачи дел
   • Акты о выделении дел к уничтожению
   • Акты, подтверждающие уничтожение дел
   • Акт о выдаче дел во временное пользование
   • Акт о разделении, объединении, включение в дело других документов
   • Акт об ошибках в документах
   • Акты о трудовой дисциплине
   • Акты об отказе в ознакомлении с документом
   • График передачи дел, график передачи номенклатур
   • Выдача архивных справок
   • Регистрационные журналы (много)
   • Книга учета поступивших документов
   • Разноска дел по срокам уничтожения документов
   • Книга учета выдаваемых дел во временное пользование
   • Опись дел приема-передачи
   • Порядок использования документов
   • Работа с входящими и исходящими документами (запросы-ответы)
   • Журналы регистрации
   • Методические рекомендации при работе с «Перечнем»
5. Организация формирования дел
   • Формирование дел постоянного хранения
   • Формирование дел по личному составу уволенных: личных карточек, личных дел, приказов по личному составу, трудовых договоров, лицевых счетов… (практическое занятие )
   • Прошивка на 4 прокола (несколько способов – практическое занятие)
   • Формирование локальных актов
   • Оформление внутренней описи дел
   • Оформление листа-заверителя дела
   • Опись дел постоянного хранения (практическое занятие)
   • Опись дел по личному составу
   • Опись дел временного хранения со сроком хранения от 10 лет
   • Работа с архивной картотекой
   • Проверка наличия и состояния дел
   • Методические рекомендации при составлении описей дел
   • Методические рекомендации при отборе дел по личному составу уволенных работников

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

• документовед;
• библиотекарь;
• музеолог;
• специалист кадрового делопроизводства;
• историк (историк-архивист);
• делопроизводитель;
• помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Применение результатов Слушателями

Обучение по данной программе имеет практическую направленность и позволит Слушателям расширить пространство своих профессиональных умений и навыков по ведению архива документов любой организации, государственного или муниципального органа и учреждения.

При прохождении конкурсов на замещение вакантных должностей в архивах учреждений и организаций наличие данного свидетельства обеспечит Вам преимущества перед другими кандидатами, не имеющими специальной подготовки.

Мы готовы научить Вас, как грамотно и быстро построить работу по ведению архива документов в любой организации.

Мы ждем Вас на курсах и готовы ответить на любые вопросы!

Особенности работы

Мнение эксперта

Екатерина Колоколова:

«Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов. Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы

В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы.»

Функции и должностные обязанности архивиста:

ведение архивного дела на объекте;

организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;

прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;

участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;

шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;

подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;

создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;

участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;

оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;

контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;

выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;

внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;

обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.

Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.

Где обучают профессии?

Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.

1. Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
2. В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
3. 4 вуза в Екатеринбурге.
4. По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
5. По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.

Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.